|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Conference Room 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 14 Gorffennaf 2014 |
|
|||
|
Amser: |
13.30 - 15.00 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (12-14) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy, Chief Executive and Clerk (Cadeirydd) Nicola Callow Anna Daniel, Head of Strategic Transformation Non Gwilym Elisabeth Jones Mair Parry-Jones, Head of Translation and Reporting Service Kathryn Potter, Pennaeth Ymchwil Mike Snook, Head of People and Places Craig Stephenson, Head of Commission and Members Support Service Dave Tosh, Director of ICT Christopher Warner, Pennaeth Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth Siân Wilkins, Head of Chamber and Committee Service |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Secretariat) |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Joanne Gemma |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Croesawodd y Bwrdd Joanne Gemma i’r cyfarfod i gyflwyno’r papur ar Gynefino Corfforaethol, gyda Mike Snook. Ni chafwyd ymddiheuriadau.
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Nodyn cyfathrebu i'r staff - Bedwyr Jones
Cytunodd Bedwyr Jones i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion y cyfarfod diwethaf (23 Mehefin 2014)
Awgrymwyd nifer o newidiadau i gofnodion y cyfarfod ar 23 Mehefin, 2014. Cytunwyd y byddai’r cyfryngau cymdeithasol yn cael eu diwygio i fod yn risg corfforaethol, gyda dyddiad datrys ym mis Medi, yn y tymor byr. Nodwyd hefyd y byddai Diogelu yn cael ei nodi fel risg corfforaethol. Cytunodd Anna Daniel i roi eglurhad ar yr eitem ar ddefnydd Aelodau’r Cynulliad o adnoddau.
4 Sesiwn gynefino gorfforaethol
Cyflwynodd Mike Snook a Joanne Gemma gynigion newydd ar gyfer cynefino ar gyfer yr holl staff newydd, i wella’r profiad cynefino corfforaethol, a’i wneud yn fwy amserol. Byddai fformat undydd byrrach i’r sesiynau newydd, gyda ffocws strategol, a byddai aelod o’r Bwrdd Rheoli yn agor neu’n cau’r sesiynau. Bwriedir darparu deunyddiau a chyflwyniadau, a byddai DVDs byr, llawn gwybodaeth yn cael eu cynhyrchu i roi trosolwg o waith meysydd gwasanaeth a Chomisiynwyr gwahanol.
Croesawodd y Bwrdd y cynnig, a chytunodd ar yr argymhelliad i weithredu’r sesiynau cynefino corfforaethol diwygiedig yn nhymor yr Hydref, gydag adolygiad ar ôl chwe mis i nodi unrhyw welliannau pellach.
Camau i’w cymryd:
· Penaethiaid Gwasanaeth i sicrhau bod rheolwyr llinell yn cynnwys cyfarfodydd gyda thimau eraill drwy’r meysydd gwasanaeth yn y rhaglenni cynefino personol ar gyfer staff newydd; yr Adran Adnoddau Dynol i weithio gyda rheolwyr llinell i deilwra cyfleoedd cynefino pellach;
· Adnoddau Dynol i sicrhau bod cyd-gysylltu â’r tîm Datblygiad Proffesiynol Parhaus er mwyn defnyddio adnoddau’n effeithiol;
· AD i gysylltu â thimau er mwyn cysylltu trefniadau cynefino corfforaethol a threfniadau adrannol, a sicrhau bod dull gweithredu integredig, cyfannol o ran cynefino ar draws y sefydliad.
5 Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol
Cyflwynodd Dave Tosh yr argymhellion ar gyfer newidiadau i’r dangosyddion ar gyfer adroddiadau Perfformiad Corfforaethol yn y dyfodol; roedd yr adroddiad nesaf, ar gyfer y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Mehefin 2014, i gael ei gyhoeddi yn ystod tymor yr Hydref.
Yn dilyn blwyddyn lawn o adrodd, roedd Kathryn Hughes (y Rheolwr Risg a Llywodraethu) wedi adolygu’r dangosyddion gyda Phenaethiaid Gwasanaethau a darparwyr data. Ar sail yr adolygiad, roedd rhai dangosyddion mwy ystyrlon wedi’u cynnig.
Cytunodd y Bwrdd ar y materion a ganlyn:
· i newid i gynhyrchu data chwarterol, yr adroddir yn eu cylch bob tymor;
· y Penaethiaid Gwasanaethau i weithio gyda Kathryn Hughes i nodi camau penodol mewn rhai meysydd, er enghraifft, gweithio’n ddwyieithog, ac i fynd i’r afael â’r cwestiynau a godwyd yn y papur, erbyn diwedd mis Awst;
· i gyfuno’r gwaith hwn â’r gwaith a wneir gan y Gwasanaeth Trawsnewid Strategol ar fesur manteision, lle bo hynny’n bosibl ac yn briodol; a
· y byddai gwybodaeth AD/adnoddau yn cael ei darparu i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.
Byddai’r adroddiad nesaf ar Berfformiad Corfforaethol yn cael ei adolygu gan y Comisiwn yn eu cyfarfod ar 29 Medi.
6 Prosiect Perfformiad
Atgoffodd Elisabeth Jones y Bwrdd am eu trafodaethau ym mis Chwefror, pan gytunwyd i ddiwygio ein system Rheoli Perfformiad ac Adolygu Datblygiad, ac ein diwylliant i roi mwy o bwyslais ar ymddygiad, h.y. "sut" y mae staff yn perfformio, yn hytrach na nodi amcanion perfformiad sy’n canolbwyntio’n bennaf ar "beth" y disgwylir i staff ei gyflawni. Roedd y Bwrdd hefyd wedi cytuno ym mis Chwefror i gadw’r fframwaith cymhwysedd presennol (a ddefnyddir wrth recriwtio yn bennaf ar hyn o bryd).
Yna rhoddodd Mike Snook y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y prosiect ac amlinellodd y camau ar gyfer rhoi’r newid ar waith. Byddai’r cam cyntaf yn cael ei gynnal hyd at fis Medi 2014, ac ni fyddai’n golygu unrhyw newid sylweddol i reolwyr llinell na staff eraill. Fel arfer, byddai’r cylch PMDR yn cau ym mis Medi. Byddai’r system FiYw yn cael ei defnyddio, fel yr oedd ym mis Mawrth, i gofnodi’r adolygiad perfformiad. Yr unig newidiadau fyddai gwelliannau i’r system FiYw, fel y gallu i gynnwys testun dros 2000 o lythrennau mewn atodiad, a defnyddio dogfennau adroddiadau ar wahân o fewn FiYw ar gyfer pob chwe mis o’r flwyddyn adrodd, h.y. byddai’r cylch nesaf yn cau ym mis Mawrth 2015. Ble’r oedd angen trosglwyddo amcanion ymlaen o un cyfnod adrodd i un arall, gellid gwneud hyn yn awtomatig drwy ymarferoldeb mewnol y system. Byddai canllawiau a chymorth yn cael eu darparu, a byddai modd darganfod anghenion dysgu o’r defnydd cychwynnol o’r system FiYw o ran cofnodi sgyrsiau perfformiad canol y flwyddyn ym mis Mawrth. Mae cyfathrebu da yn holl bwysig ac, yn ogystal â chyhoeddi canllawiau ar y fewnrwyd, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu a Llysgenhadon FiYw’ ym mhob maes gwasanaeth ar gael i ddarparu cymorth wyneb-yn-wyneb.
Byddai’r ail gam yn cael ei gynnal tan fis Mawrth 2015. Y newid allweddol a gyflwynir ym mis Mawrth 2015 yw y bydd rheolwyr a staff yn gosod amcanion newydd, pan roddir mwy o bwyslais ar ymddygiad. Byddai’r adolygiad perfformiad cyntaf gan ddefnyddio’r dull newydd hwn ar gyfer y rhan fwyaf o staff, felly, yn digwydd ym mis Medi 2015.
Fodd bynnag, byddai’r Adran Adnoddau Dynol a’r timau cyfreithiol yn treialu’r dull newydd hwn o fis Medi 2014. Nodwyd hefyd bod y Gwasanaeth Ymchwil eisoes wedi treialu rhywfaint ar y dull newydd. Dywedodd Kathryn Potter fod yr adborth yn gadarnhaol; er bod angen newid diwylliannol mawr er mwyn i’r staff siarad am ymddygiad yn hytrach na chanlyniadau, roedd y canlyniad yn fwy gwerthfawr.
Mynegodd y Bwrdd Rheoli siom na fyddai’r newid i gael trafodaeth ar ymddygiad yn digwydd tan fis Mawrth 2015, ond, cydnabyddir bod hyn o ganlyniad i flaenoriaethau a phwysau anochel sy’n effeithio ar y tîm Adnoddau Dynol.
Cytunwyd y byddai’r Bwrdd yn derbyn cynigion ar sut y bydd y fframwaith cymhwysedd, sydd â phwyslais ar sgyrsiau o ansawdd, yn cael ei gynnwys yn y broses PMDR yn ymarferol, mewn pryd ar gyfer gallu cytuno ar y ffordd ymlaen ar gyfer gweithredu yn y cylch adrodd ym mis Mawrth 2015. I gefnogi hyn, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu yn ymweld â Bwrdeistref Bromley yn Llundain (erbyn diwedd mis Gorffennaf), ac yna byddai mewn sefyllfa i roi cyngor ynglŷn â beth yw’r ffordd orau i fwrw ymlaen â gweithredu’r model cymhwysedd ar y system TGCh Adnoddau Dynol / Cyflogres newydd.
Pwysleisiwyd y dylai’r adolygiad PMDR eisoes fod yn sgwrs o ansawdd am berfformiad a datblygiad y gweithiwr. Gofynnwyd i bob aelod o’r Bwrdd Rheoli geisio sicrhau bod hyn yn digwydd yn eu meysydd gwasanaeth; ac nad oedd yn rhywbeth yr oedd angen aros hyd y cyflwynir y newidiadau ym mis Mawrth i’w sicrhau.
Camau i’w cymryd:
- Mike Snook i sicrhau bod yr hyn a ddysgwyd o’r ymarfer peilot yn cael ei nodi, a’i fod yn llywio ein dull gweithredu.
- Aelodau’r Bwrdd Rheoli i sicrhau bod PMDRs yn cael eu cwblhau ar amser a bod sgyrsiau o ansawdd yn digwydd (i adolygu’r flwyddyn PMDR flaenorol, ystyried amcanion o’r newydd, a’u hail-osod ar gyfer y 6 mis nesaf, a nodi unrhyw anghenion datblygu).
7 Adroddiad ariannol misol (a ddosbarthwyd drwy e-bost ar 2 Gorffennaf)
Darparodd Nicola Callow ddiweddariad llafar ar yr adroddiad ariannol hyd at ddiwedd mis Mehefin 2014. Y prif uchafbwynt oedd yr amcan o danwariant ar hyn o bryd ac roedd, felly, yn hanfodol bod y meysydd gwasanaeth yn rhoi arwydd clir o wariant a blaenoriaethau, fel bod modd i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wneud y defnydd mwyaf effeithiol o’r gyllideb sydd ar gael. Gofynnwyd i aelodau’r Bwrdd Rheoli sicrhau bod yr Adran Gyllid yn ymwybodol o unrhyw gynlluniau neu gynigion y gellid eu rhoi ar waith ar fyr rybudd.
Rhoddodd Claire Clancy wybod i’r Bwrdd ei bod wedi llofnodi’r Adroddiad Blynyddol a’r Datganiad o Gyfrifon (2013-14) ac y byddai’r Archwilydd Cyffredinol yn ei lofnodi y diwrnod canlynol. Yna byddai’r adroddiad yn cael ei osod gerbron y Cynulliad.
8 Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddiadau a Thaliadau (26 Mehefin)
Rhoddodd Nicola Callow y wybodaeth ddiweddaraf am gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 26 Mehefin. Trafodwyd dwy eitem yn benodol. Roedd y Bwrdd wedi gofyn i Nerys Evans (y Pennaeth Cyfleusterau) baratoi rhestr wedi’i blaenoriaethu o’r rhaglen waith; roeddent yn cytuno ar bob gwaith arfaethedig hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol, sef cyfanswm o £590,000, a fyddai’n cael ei ariannu o’r gyllideb Rheoli Ystadau a Chyfleusterau arferol ynghyd â buddsoddiad ychwanegol.
Cyflwynodd Wayne Cowley (Rheolwr Prosiect) y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres, ac amlinellodd fanteision a llwyddiannau’r prosiect, ynghyd â gwersi a ddysgwyd. Cytunodd y Bwrdd i ddyrannu cyllid ychwanegol ar gyfer cwblhau’r holl waith ar Gam 1. Byddai gwiriad yn cael ei gynnal ar ôl Cam 1, i werthuso’r prosiect ac i fesur parodrwydd ar gyfer Cam 2, cyn i’r Bwrdd wneud ei benderfyniadau ynghylch gwariant pellach. Cynhelir adolygiad annibynnol hefyd. Byddai Gwersi a ddysgwyd yn cael eu rhannu gyda’r Bwrdd Rheoli.
9 Unrhyw Fusnes Arall
Rhoddodd Mike Snook y newyddion diweddaraf am y polisi Sabothol, a oedd yng nghamau olaf yr adolygiad ohono, cyn y caiff ei ddosbarthu i’r Bwrdd Rheoli (gyda nifer dangosol o staff). Yn dilyn hyn, byddai’n cael ei rannu gyda’r Undebau Llafur.
Cadarnhaodd Chris Warner y byddai’r polisi interim ar Ddiogelu ar gael cyn lansio’r prosiect Ymgysylltu â Phobl Ifanc ar 16 Gorffennaf. Byddai rhagor o waith i’w integreiddio â pholisïau eraill, i godi ymwybyddiaeth ohono, ac i ddarparu hyfforddiant.
Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 15 Medi.